Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) – AIGEAR
Poniższa informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością AIGEAR (usługi doradcze i wdrożeniowe z obszaru AI, automatyzacji i IT). Na tym etapie AIGEAR nie prowadzi sprzedaży internetowej – dane przetwarzane są głównie w ramach kontaktu, przygotowania ofert, realizacji usług i dokumentacji wdrożeń.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest: Tomasz Adamski OMEGA AT, ul. Mulicka 4/6, 51-315 Wrocław, NIP: 5571528978, REGON: 340379170. Kontakt w sprawach ochrony danych: .
2. Kategorie osób, których dane dotyczą
- osoby kontaktujące się z AIGEAR (telefon, e-mail, formularz, komunikatory),
- potencjalni klienci i leady (B2B oraz osoby prywatne zainteresowane usługą),
- klienci (osoby reprezentujące kontrahentów, osoby wskazane do kontaktu w projekcie),
- osoby uczestniczące w spotkaniach, warsztatach lub konsultacjach,
- osoby, których dane znajdują się w dokumentach projektowych przekazanych do wdrożenia (np. w treściach, instrukcjach, procedurach) – w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Obsługa zapytań, kontakt mailowy/telefoniczny/komunikatory, umawianie spotkań | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (kontakt i prowadzenie korespondencji) | Do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu (jeśli nie doszło do współpracy) |
| Przygotowanie oferty, wyceny, ustaleń projektowych | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy / wykonanie umowy | Do 24 miesięcy od zakończenia rozmów lub do czasu zawarcia umowy |
| Realizacja usług (wdrożenia, konsultacje), prowadzenie dokumentacji wdrożeniowej, uzgodnień i historii projektu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | Do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady do 3 lat, a w relacjach B2B najczęściej do 3 lat, w niektórych przypadkach dłużej – zależnie od podstawy roszczeń) |
| Wystawianie i archiwizacja faktur, dokumentacja księgowa | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (przepisy podatkowe i rachunkowe) | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego |
| Marketing bezpośredni usług (np. follow-up po rozmowie, wysyłka oferty, informacja o aktualizacjach usług) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (marketing bezpośredni) | Do wniesienia sprzeciwu lub zakończenia działań marketingowych |
| Analiza statystyczna i optymalizacja strony (np. Google Analytics – jeśli wyrażono zgodę cookies) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (cookies/analytics) | Zgodnie z okresami po stronie dostawcy narzędzia lub do cofnięcia zgody |
| Archiwizacja korespondencji i zabezpieczenie roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (obrona i dochodzenie roszczeń) | Do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym je w imieniu Administratora, w szczególności:
- Dostawcy hostingu i poczty (np. OVH – strona i e-mail),
- Dostawcy narzędzi do komunikacji (np. poczta e-mail, komunikatory – zależnie od kanału kontaktu),
- Narzędzia CRM i organizacji pracy (np. system CRM do obsługi leadów i projektów, narzędzia do zarządzania zadaniami),
- Dostawcy usług IT/chmury wykorzystywanych do realizacji projektu i przechowywania dokumentacji (wyłącznie w zakresie niezbędnym),
- Biuro księgowe / system księgowości – w zakresie niezbędnym do rozliczeń.
Każdy z powyższych podmiotów (po wdrożeniu) przetwarza dane zgodnie z zawartą umową powierzenia i przepisami RODO.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady AIGEAR dąży do tego, aby dane nie były przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli doszłoby do takiego przekazania (np. przez narzędzie chmurowe użyte w projekcie), nastąpi ono zgodnie z przepisami, m.in. na podstawie Standardowych Klauzul Umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
- prawo dostępu do danych,
- prawo sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- prawo przenoszenia danych (jeżeli ma zastosowanie),
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym marketingowego),
- prawo cofnięcia zgody – jeżeli była podstawą przetwarzania,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, realizacji usługi lub wystawienia dokumentów rozliczeniowych. Brak podania danych może uniemożliwić kontakt lub realizację uzgodnionych działań.